ETDS: Ticari Defterlerde Dijital Dönüşüm
Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS), şirketlerin fiziki olarak tuttuğu belirli ticari defterlerin dijital ortamda oluşturulması, saklanması ve gerektiğinde ibraz edilmesini sağlayan merkezi bir yapıdır. Ticaret Bakanlığı tarafından hayata geçirilen bu sistem, ticaret hayatını daha verimli ve düzenli hale getirmeyi amaçlamaktadır.
Hangi Defterleri Kapsar?
ETDS, özellikle işletme muhasebesiyle ilgili olmayan, Türk Ticaret Kanunu kapsamında tutulması gereken ticari defterleri elektronik ortama taşır. Bu defterler şunlardır:
- Pay Defteri: Şirketin pay sahiplerinin bilgileri ve hisse değişiklikleri gibi kayıtların tutulduğu defter.
- Yönetim Kurulu Karar Defteri: Şirketin yönetim kurulu toplantılarında alınan kararların kaydedildiği defter.
- Müdürler Kurulu Karar Defteri: Müdürler kurulunun aldığı kararların kaydedildiği defter.
- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri: Şirketin genel kurullarında alınan kararların ve müzakerelerin yazılı olarak kaydedildiği defter.
ETDS'nin Avantajları Nelerdir?
Elektronik Ticari Defter Sistemi, şirketlere birçok önemli avantaj sunar:
- Fiziksel arşiv yükünü ortadan kaldırır.
- Defter tasdik ve ibraz süreçlerini hızlandırır.
- Denetimlere hazırlık süresini azaltır.
- Uyum süreçlerinin daha kontrollü yürütülmesini sağlar.
- Şirketlerin elektronik ticaret ortamına daha hızlı entegre olmasına yardımcı olur.
Kimler İçin Zorunludur ve Geçiş Süreci Nasıldır?
ETDS'ye geçiş, belirli şirket grupları için farklı tarihlerde zorunlu hale gelmektedir. Örneğin, 1 Temmuz 2025 itibarıyla SPK'ya tabi şirketler, holdingler, bankalar, sigorta şirketleri ve Bakanlık iznine tabi şirketler için elektronik defter tutma zorunluluğu getirilmiştir. Ancak, Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurumu'nun denetimine tabi bankalar ile varlık yönetim şirketleri, finansal kiralama, faktoring, finansman ve tasarruf finansman şirketlerinin tuttukları yönetim kurulu karar defterleri bu sistemin dışında tutulmuştur.
Şirketlerin ETDS'ye geçişi sırasında, öncelikle yönetim kurulu kararıyla fiziki defterlerin kapanışına ve sistem kullanıcısının tanımlanmasına yönelik bir karar alınır. Ardından bu karar ve ilgili defterlerle birlikte noter süreci tamamlanır. Noter, defter kapanışlarını ve kullanıcı bilgisini ETDS sistemine ileterek ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması sürecini başlatır. Kuruluş aşamasındaki şirketler için ise süreç daha otomatiktir; MERSİS üzerinden hazırlanan kuruluş sözleşmesi esnasında sistem kullanıcısı tanımlanır ve şirket tesciliyle birlikte e-defterler aktif hale gelir.
ETDS ve e-Defter Arasındaki Fark Nedir?
ETDS ile e-defter farklı sistemlerdir. e-Defter, Vergi Usul Kanunu kapsamında elektronik ortamda tutulması gereken yevmiye ve kebir defterlerini kapsarken; ETDS, Türk Ticaret Kanunu kapsamında ticaret siciline tabi diğer ticari kayıtları kapsar. Yani e-defter vergi otoritesine karşı sorumluluğu karşılarken, ETDS ticaret otoritesine karşı yükümlülüklerle ilgilidir.